Выбор альтернативы Confluence полностью зависит от потребностей пользователя. Каковы требования пользователя к инструменту? Нужен ли им продвинутый инструмент или достаточно базовых функций?
Продукты «Atlassian». Или зачем Confluence руководителю проекта
Несмотря на более чем 10-летний опыт управления проектами, я познакомился с линейкой продуктов Atlassian (Confluence и Jira) некоторое время назад. Теперь, когда я использовал эти инструменты в «живом» проекте, я хотел бы поделиться своим опытом и своим видением их дальнейшего использования.
Сначала немного справочной информации, без которой следующая «картина» может быть неполной.
10 лет в сфере управления проектами, в основном в проектах телекоммуникационной инфраструктуры. Возможно, именно поэтому мне уже давно не приходилось иметь дело с Atlantic Line.
«Десять лет назад телекоммуникационная отрасль жила в парадигме «Атлантического менеджмента» и не спешила меняться.
Но все течет и меняется, что в целом хорошо.
Технологии становятся доступнее, время меняет людей, кто-то учится, а кто-то уходит на пенсию (в том смысле, что на заслуженный, а не вечный).
В любом случае, все отрасли прошли через «цифровую» трансформацию, некоторые больше, некоторые меньше. И теперь Jira может использоваться в «телекоммуникационных» проектах любого уровня сложности, а бесплатную версию Confluence может установить студент любого учебного заведения.
Стоит также отметить, что описанный ниже опыт — это опыт внедрения стека методологий управления проектами на основе PMBoK.
Первое знакомство
Я сталкивался с Confluence и Jira в крупной федеральной «телекоммуникационной» компании в блоке инфраструктурных проектов, без внутренних ИТ-команд, чтобы при необходимости привлечь их отдельно.
Коллеги в секторе неохотно используют «новые» ИТ-инструменты. Главным «разведчиком вакансий» является электронная почта компании.
В компании, в которой я работал, было много различных ИТ-инструментов. Мне повезло, потому что под «знаменем» цифровой трансформации я получил «зеленый свет» от руководства на любое внедрение (в моих проектах) Confluence и Jira, включая любые изменения, которые могли быть сделаны с помощью этих систем.
Проекты и команды, о которых идет речь
Было представлено несколько проектов, включая классические инфраструктурные проекты, а также несколько «сложных» проектов.
Инфраструктурные проекты — это классические проекты, такие как строительство или эксплуатация узла связи. Все команды проекта, от строительства и монтажа до программирования и НИОКР, являются телекоммуникационными командами.
В сложных проектах решение включало как ИТ, так и инфраструктурные элементы. «Сложные» проектные команды являются смешанными и включают в себя ИТ-специалистов (ИТ-команды) и телекоммуникационные команды.
ИТ-команды сразу же ухватились за «идеи» внедрения Confluence и Jira в наши проекты, телекоммуникационные команды были более осторожны, но также оценили «идеи» и после этого включились в процесс.
Я работаю дизайнером в IT-компании. Наш внутренний портал был создан десять лет назад. Он уже устарел и больше не содержит всей необходимой информации. У нас много филиалов, и каждый из них имеет свои особенности, которые должны быть отражены на портале: Фотогалереи, ДМС и корпоративные скидки, клубы по интересам и мероприятия.
Он предлагает гибкое программное обеспечение, которое является идеальной платформой для вашей динамичной среды. Его могут использовать команды любого размера и в самых разных отраслях. Это единственный инструмент для совместной работы, который предлагает такой широкий спектр возможностей, от предварительного планирования продукта до обратной связи с клиентами.
- В понедельник создаются отчеты в режиме реального времени, которые показывают, как команда продвигается по намеченному плану разработки продукта.
- Инструмент автоматизирует повторяющиеся задачи.
- monday интегрируется с вашими любимыми инструментами, такими как PagerDuty, GitHub и т.д.
monday предлагает четыре тарифных плана: Базовый, Стандартный, Профессиональный и Корпоративный. Цены, показанные на скриншоте, были созданы для группы из пяти пользователей.
Tettra
Это программное средство для совместной работы и система управления знаниями, которая помогает повысить продуктивность работы команды. С помощью Tettra вы можете обмениваться информацией между членами вашей команды для достижения более быстрых результатов. Этот инструмент используют ведущие команды по всему миру, такие как Chess.com, HubSpot, Angel List и др.
- Простой интерактивный интерфейс позволяет каждому внести свой вклад в работу команды.
- Интуитивно понятное приложение практически не требует обслуживания. Вы быстро поймете, что нужно обновить или добавить в программу.
- Tettra автоматически обновляет ваши документы и уведомляет вас о контенте, который полезен вашим коллегам.
- Экономьте время благодаря интеграциям, встроенным шаблонам и уведомлениям.
Tettra предлагает бесплатный план для команд, только начинающих свою деятельность. Есть также два платных плана:
- Grow — для небольших команд (от $39 в месяц).
- Scale — для больших команд и предприятий (от $99 в месяц).
Битрикс24
Это приложение было выпущено в 2012 году и предлагает такие услуги, как социальное сотрудничество, работа в команде, CRM, обмен файлами, управление проектами и т.д. Этот инструмент доступен как в облаке, так и в локальной среде. Битрикс24 уже выбрали более 5 000 000 компаний.
- Управляйте проектами с помощью диаграмм Ганта, контрольных списков, отчетов о задачах, зависимостей задач, системы Канбан, шаблонов, автоматизации задач и многого другого.
- У вас есть доступ к бесплатной платформе электронной коммерции, конструктору сайтов, бесплатным пользовательским шаблонам, веб-формам, электронному маркетингу и т.д.
- Битрикс24 позволяет осуществлять частное и общее управление документами, совместное использование документов, просмотр истории, аутентификацию документов, электронное обучение и т.д.
- Командные календари, персональные календари, планировщики событий полезны для проведения деловых встреч, отслеживания встреч и назначений, распределения задач и многого другого.
Битрикс24 предлагает бесплатный пакет для тех, кто только начинает работать. Платные облачные пакеты следующие:
- Start+ — для малого бизнеса (693 рубля в месяц),
- CRM+ — для среднего бизнеса (2 093 руб./мес.),
- Задачи+ — для предприятий, которым требуется расширенное управление (2 093 руб.).
Для тех, кто хочет работать локально, Битрикс24 предлагает три ценовых плана:
- CRM — для 12 пользователей (53 100 рублей),
- Корпоративный портал — для 50 пользователей (125 100 рублей),
- Enterprise — для 1 000 пользователей (999 000 рублей).
Я работаю дизайнером в IT-компании. Наш внутренний портал был создан десять лет назад. Он уже устарел и больше не содержит всей необходимой информации. У нас много филиалов, и каждый из них имеет свои особенности, которые должны быть отражены на портале: Фотогалереи, ДМС и корпоративные скидки, клубы по интересам и мероприятия.
Устройство Confluence
Рабочие пространства — основа Confluence
Создавайте неограниченное количество пространств с различными конфигурациями в зависимости от ваших потребностей.
И поместите вики-страницы в Spaces!
Также можно создавать персональные пользовательские зоны.
Страницы Confluence
Страницы можно создавать и редактировать быстро и легко.
Выберите шаблон страницы и создайте контент, используя все функции разметки и множество дополнительных возможностей.
Все организовано в Confluence: Ссылки, теги, индексы, перекрестные ссылки, поиск, иерархия!
Вложения: вы можете прикреплять, отслеживать, искать и просматривать документы.
Комментарии: Средство для организации совместной работы и обсуждений непосредственно на страницах Confluence.
Уведомления об изменении содержимого: Следите за новостями и изменениями в интересующей вас информации.
Интеграция с JIRA
Управление проектами вместе с JIRA
Confluence и Agile? Как?
Вы наверняка сталкивались с проблемой хранения данных и знаний, собранных в JIRA, более одного раза?
Если вы работаете с программой JIRA, вы можете создавать задачи в JIRA, просматривать отчеты и многое другое через Confluence.
Переносите истории пользователей из Confluence в резервную копию в JIRA — вам даже не нужно выходить из Confluence, больше никакого копирования и вставки. Все может быть настроено. Confluence автоматически связывает утверждения и рекурсивные перспективы с глюками, эпиками и спринтами в JIRA.
Хотя Jira с самого начала была связана с тестированием вопросов и проектов, сейчас ее регулярно выбирают специалисты, работающие с тестовыми сценариями.
Confluence что это за программа
Обращаем ваше внимание на статью Георгия Полищука, участника нашего курса «Разработка текстов и техники документирования», в которой рассматривается Atlassian Confluence, одна из самых популярных платформ для организации совместной работы над информацией, часто используемая, в том числе, для документирования процессов.
Компания ProText организует курс «Техническая документация в Atlassian Confluence». Мы учим работать с программой с нуля, но даже если вы уже изучили основы программы, но у вас есть вопросы или вы испытываете затруднения, мы будем рады видеть вас на этом курсе! Опытный инструктор будет консультировать, поддерживать и обучать вас.
Содержание
Австралийская компания Atlassian известна своими программными продуктами для управления проектами по разработке программного обеспечения. Широко используются инструмент управления проектами и баг-трекер JIRA и система совместной работы над информацией Confluence.
Confluence была разработана в 2004 году и быстро зарекомендовала себя как одна из самых удобных систем для организации совместной работы над контентом. Он позволяет создавать базы знаний, публиковать, вести дискуссии, работать с документацией, хранить файлы, доступные через Интернет, создавать корпоративный информационный портал и многое другое.
Confluence основана на вики-движке, и как вики-система она представляет собой веб-сайт, страницы которого могут редактироваться несколькими участниками. Каждая правка на странице сохраняется в истории изменений, которую можно просмотреть, чтобы узнать, какие правки были сделаны и кем, вернуться к определенной правке, сравнить различные версии правок или удалить определенную правку на странице.
Таким образом, как вики-система, Confluence имеет преимущества централизованного доступа к данным, совместной работы и редактирования.
Рисунок 1 — Центральный доступ к данным является основным преимуществом Confluence
Эта статья не о том, почему следует выбрать именно Confluence или почему она лучше других систем. Статья посвящена тому, как Confluence можно использовать для управления требованиями и разработки технической документации для проекта: Формирование ТЗ, плана тестирования и методологии, а также создание руководств для администраторов и пользователей и т.д. Так что эта заметка скорее для тех, кто уже решил использовать Confluence или хочет попробовать этот продукт для задач технической документации.
Сначала я кратко расскажу об основах работы в Confluence, а затем выделю некоторые технические проблемы при создании документации и покажу, как их можно решить, используя возможности программного обеспечения.
Кратко о принципах работы в Confluence
Информация в Confluence хранится в специальных разделах — пространствах, которые являются контейнерами для страниц. Пространства позволяют обмениваться информацией между проектами или командами и могут иметь собственную структуру данных и внешний вид, в зависимости от требований проекта. Вы можете либо создать пространство с нуля, либо использовать один из шаблонов отображения для более удобной организации данных (Рисунок 2).
Рисунок 2 — Выбор шаблона помещения
Иллюстрация 3 — Образец комнаты. В левой части отображается дерево сайта, а в правой части открывается страница Общие.
На уровне сайта устанавливаются разрешения на просмотр, редактирование и комментирование статей, добавление файлов и т.д. (Рисунок 5). Тот, кто создает сайт, по умолчанию становится его администратором.
Права доступа в Confluence делятся на три уровня — глобальный уровень, уровень сайта и уровень страницы — и могут быть определены на каждом уровне.
Рекомендуется разделить зарегистрированных пользователей Confluence на группы на основе областей задач и принадлежности к проекту/группе, а затем назначить им разрешения на уровне группы.
Помимо групп пользователей, специально созданных администраторами, в Confluence есть следующие три группы по умолчанию:
- system-administrators System-administrator — это пользователь, который устанавливает Confluence. Он имеет право назначать других системных администраторов и предоставлять им соответствующие права во всем мире. Системные администраторы могут выполнять все административные функции, включая предоставление разрешений пользователям,
- Администраторы Confluence могут выполнять большинство административных функций (включая предоставление прав пользователям), за исключением тех, которые могут поставить под угрозу безопасность системы,
- confluence-users: Это группа, в которую по умолчанию добавляется каждый новый пользователь Confluence.
При необходимости можно настроить разрешения и для незарегистрированных пользователей Confluence.
Рисунок 4 — Установка разрешений на глобальном уровне.
Рисунок 5 — Настройка разрешений доступа на уровне сайта.
На сайте может быть создана практически неограниченная иерархия страниц. Страница может быть создана либо «с нуля», либо с использованием одного из шаблонов (Рисунок 6), в том числе созданных пользователем с соответствующими правами. Как создать шаблон для редактирования запросов, описано ниже.
Рисунок 6 — Выбор шаблона страницы
Некоторые основные инструменты редактирования используются для редактирования и добавления информации на страницы и доступны в таблице в верхней части окна (Рисунок 7).
Nuclino помогает командам и компаниям собрать все свои документы и проекты в одном месте. Каждый член команды вносит свой вклад в общее дело с первого дня работы, обмениваясь списками, расписаниями и прочим.
Confluence
Confluence — это среда, в которой вы создаете, организуете и обсуждаете рабочие процессы команды.
Confluence — это тиражируемая вики-система для внутреннего использования организациями с целью создания единой базы знаний. Она написана на языке Java.
Atlassian Confluence — это простая в использовании, но мощная wiki-система для публикации веб-страниц и документов, обмена содержимым с членами вашей команды и организации обсуждений.
Возможности сервиса
- Создавать и изменять содержимое.
- Интеграция с ИТ-средой вашей организации: от повседневных офисных инструментов до систем масштаба предприятия.
- Интеграция с JIRA: Легко соедините эти два продукта и добавьте на страницы Confluence ссылки на задачи JIRA и списки задач, отобранные в соответствии с вашими критериями.
- Введение: Перенос содержимого из вашей текущей вики поддерживается универсальным конвертером вики Confluence.
- Уведомления: Получайте уведомления при изменении содержимого.
- Поиск: Все содержимое Confluence можно искать!
- Блоги: Информация, связанная со временем — заметки, информационные бюллетени, новости и блоги.
- Обсуждения: Следите за темами для обсуждения в вашей команде.
- Настройте корпоративный стиль: примените принятый в вашей организации стиль к Confluence.
Функционал сервиса
- Базовые функции Wiki
- Создавайте страницы. Страницы можно быстро и легко редактировать.
- Рабочие места. Confluence позволяет вам создавать неограниченное количество рабочих пространств для размещения вики-страниц, логически организуя ваш контент.
- Уведомления. Будьте в курсе новостей и изменений в информации, которая вам важна.
- Организуйте все. Ссылки, теги, индексы, перекрестные ссылки, поиск, иерархия.
- Поиск. Поиск по всему содержимому Confluence.
- Администрация. Администрирование является сложным и очень простым, и каждый может это сделать.
- Блоги. Информация, связанная со временем — заметки, информационные бюллетени, новости и блоги.
- Документы. Подключение, отслеживание, просмотр и поиск документов.
- Обсуждения. Следите за темами для обсуждения в вашей группе.
- Личное. Создавайте личные пространства пользователей.
- Безопасность. Confluence обеспечивает безопасность корпоративного уровня в вашей вики-среде.
- Простота использования. Это не просто разговоры, все работает идеально и легко, не доставляя никаких неудобств.
- Управление проектами с помощью JIRA. Использование инструментов управления проектами JIRA в среде Confluence.
- Плагины. Confluence — это не просто вики, это масштабируемая платформа приложений.
- Настройки. Примените принятый в вашей организации стиль к Confluence.
- Интеграция. От повседневных офисных инструментов до систем масштаба предприятия.
- Введение. Поддержите перенос текущего содержимого вики с помощью универсального вики-конвертера Confluence.
- Открытость. Confluence хорошо работает с внешними системами.
Аналоги и альтернативы для Confluence
Confluence — похожие решения и продукты
Outline
Открытая, расширяемая вики для вашей команды, созданная с помощью React и Node.js.
XWiki
Вики-движок с открытым исходным кодом с возможностью создания гаджетов на вики-страницах.
Quip объединяет документы, электронные таблицы и разговоры, чтобы удаленные команды могли эффективно сотрудничать.
Conceptboard
Conceptboard — это интерактивная цифровая рабочая доска (Kanban board), на которой каждый участник проекта может писать и рисовать, а также импортировать любые рабочие документы с помощью перетаскивания.
Zenkit
Zenkit — это организатор данных и информации.
HelpDesk
Helpdesk — это информационная система для организации помощи пользователям технологических продуктов и услуг.
Columns
Колонки — это списки (контрольные списки), сформированные в колонках.
weDocs
weDocs — это плагин базы знаний и документации для WordPress.
Nuclino
Nuclino — программное обеспечение для совместной работы, которое позволяет командам работать вместе и обмениваться информацией в режиме реального времени
Slite
Slite — простой в использовании сервис для создания групповых заметок.
Zendesk
Helpdesk SaaS с интуитивно понятным интерфейсом.
Evernote
Приложение для заметок, контрольных списков, записей встреч и другой важной информации.
MindMeister
Инструмент Mindmapping № 1. Захватывайте, рисуйте и делитесь идеями визуально.
Notion
Notion сочетает в себе множество инструментов. Заметки и списки задач, документы и электронные таблицы, доски Канбан и базы знаний — все, что нам нужно ежедневно, находится здесь.
Онлайн панель и платформа для совместной работы и централизации коммуникаций в вашей компании.
Имя — 28.08.2020
Даже на обычных компьютерах перевод на русский язык неполный, а саму кривую структуру нельзя назвать полезной. Я хотел создать небольшую базу знаний для компании, не связанной с ИТ, но оказалось, что она вполне подойдет и для ИТ.
Сергей — 06.03.2020
Установка и настройка просты, что, вероятно, является главным преимуществом Confluence. Я также могу отметить отличную интеграцию с JIRA и представленные авторами шаблоны, которые подходят практически для любого проекта и не требуют много редактирования.
С другой стороны, у Confluence есть много ограничений: одни и те же шаблоны можно редактировать только поверхностно, невозможно использовать их на нескольких сайтах (приходится многое переделывать).
Я могу рекомендовать эту программу только тем, кто хочет работать с небольшими объемами контента. Если вы хотите пересылать большие объемы информации, использовать DRM и подобные жесткие ограничения, вам лучше поискать что-то другое.
Пикалов — 06.03.2020
Отличное рабочее хранилище, где можно хранить все электронные документы. Установка проста, есть визуальные инструменты достойного качества, есть уровни доступа, которые открывают путь к файлам для конкретных людей, которых вы хотите.
Максим — 06.03.2020
В целом, Confluence — это высококачественный инструмент, но есть некоторые нюансы. Например, он может самопроизвольно замерзнуть или потерять значительную скорость на день. С другой стороны, функция поиска не всегда работает правильно и выдает ошибку при поиске существующего файла.
Но в целом Confluence выполняет все свои задачи. В нашей команде Confluence выступает в качестве центра, который объединяет нас и направляет к конечной цели.
Nuclino — программное обеспечение для совместной работы, которое позволяет командам работать вместе и обмениваться информацией в режиме реального времени
Плагины и макросы
Самая интересная часть скрыта под знаком плюс. Это возможность добавлять на сайт дополнительные программы и макросы.
Существует множество дополнений, но не все из них можно использовать — некоторые просто не работают или несовместимы с другими. Я расскажу вам, что я использовал:
Draw.io — это графический редактор.
Теоретически, с ним можно делать все, что угодно, но есть свои особенности:
- Редактор откровенно неудобен в использовании (особенно после Figma),
- Обстановка ужасная.
Я создал график и схему структуры организации. Кажется, что проще сделать это в Figma и импортировать картинку, но это не так:
1) фотографии подходят еще хуже,
2) изображение сложнее изменить: Предполагается, что сайт будет обслуживать контент-менеджер, и ему будет проще изменить его в плагине.
Существует также дополнение EasyMap, позволяющее создавать карты мыслей.
Google Map — плагин для импорта карты. Здесь все хорошо, карта масштабируется, все легко настроить. Единственная проблема заключается в том, что загрузка занимает много времени. Сначала появляется экран скелета, затем сама карта.
Expand — это плагин для выпадающих списков. Удобно.
Viewport Tabs Container и Viewport Tab — надстройка, вставляющая вкладки.
Другим, более понятным дополнением для вкладок является Local Tab Group, куда нужно вставить Localtab. Здесь уже можно добавлять иконки на вкладки: Выберите из предложенных и стиль: их два.
С вкладками есть одна интересная особенность — вы не можете добавить макет по умолчанию внутри контейнера вкладки.
Таким образом, текст занимает всю ширину страницы, а ширина регулируется непунктирными пробелами. Опять же, могут быть персонажи.
Однако вы можете вставить макрос ‘range’ с макросом ‘column’ и указать ширину: в пикселях или в процентах. Для текста я вставил две колонки, первую с шириной 70% и вторую с 30%, оставив ее пустой.
Таким же образом можно легко разделить область внутри вкладки на три части: Введите три макроса «Columns» и установите для каждого из них ширину 33%.
Разделительную линию можно использовать для постановки перевернутых запятых или для разделения текста. Единственный недостаток заключается в том, что цвет и ширину разделителя нельзя изменить.
Макросы для вставки фото
Их несколько, с разным внешним видом.
Content Slider Entry — все просто, вставьте плагин, вставьте фото, выровняйте. Вы можете настроить размер экрана — если размер не помещается в край блока, фотографии отображаются в столбик, а не в ряд.
Carousel Image Slider — выглядит отлично, но требует отдельной настройки вложений: необходимо указать тег для каждой фотографии, а затем указать в плагине, какие фотографии должны отображаться с каким тегом. Это означает, что если у вас один слайдер на страницу — все хорошо, но если у вас их несколько — вам придется иметь дело с тегами. Мне пришлось столкнуться с этим в течение некоторого времени.
Количество фотографий, высота блока, стрелки, точки и надписи — переменные, могут быть включены и выключены.
Accordion Image Slider — слайдер с движением, удобен, когда мало места, но много фотографий.
Image Slider — хороший вариант слайдера с автоматической прокруткой, показывает одну фотографию за другой.
Слайдер галереи — этот слайдер похож на наш интернет-магазин.
Есть даже слайдер для фотографий до и после — я им еще не пользовался.
Если у вас много фотографий и вам нужно их архивировать, очень удобна галерея колонок изображений. Это не будет выглядеть так скучно.
Другие плагины
Имеются возможности импорта PDF-файлов (и просмотра документа в режиме презентации), видео и ссылок на любые документы.
Мы на собственном опыте убедились, что лучше «прижимать» все содержимое к левому краю и использовать двухблочный макет, иначе при корректировке все исчезнет.
Если поместить фотографию в правый блок, она будет прокручиваться. Если вы создадите 3 блока и поместите в каждый фотографию, то при настройке вы получите 3 свитка.
UPD: Вчера я решил еще одну головоломку: Когда вы сохраняете изображения в figma и вставляете их в confab, а затем изменяете их размер, они выглядят слегка расфокусированными (не резкость). Даже если вы измените размер изображения вместо того, чтобы сделать его меньше. Это особенно заметно на тексте (например, на баннерах и кнопках). Почему это так — я не знаю.
Поэтому не стоит изменять размер изображения для его корректного отображения.
