Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает. Эдо что это за программа.

Стоимость системы DELO на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 рублей. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — с 7200 до 9500 рублей.

Что такое ЭДО? — ТОП 10 сервисов электронного документооборота

В настоящее время компании и частные лица переходят от ведения бумажных документов к электронной системе. Новая система позволяет значительно экономить время и ускоряет процесс принятия решений. Электронный документооборот может быть реализован как внутри компании, так и в сотрудничестве с другими компаниями.

EDI — это система процедур для электронной обработки документов. Большинство программ для кадрового и бухгалтерского учета способны создавать документы в соответствии с заданными требованиями. Чтобы придать документу юридическую силу, он должен быть заверен электронной подписью.

Всю систему EDI можно разделить на два типа:

• Обмен документами в рамках одной компании,
• передача документов между различными компаниями через Интернет.

Для того чтобы использовать EDI в компании, необходимо приобрести специальный пакет программного обеспечения и сетевое оборудование для обеспечения его работы. Для обмена документами с внешними компаниями также необходим провайдер электронного документооборота. Он используется для передачи необходимой информации и контроля ее формата.

Какие документы можно отправлять?

Система EDI позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. UDP и счета-фактуры. Правила их передачи устанавливаются Министерством финансов и Федеральным налоговым управлением.
2. Торг-12 и транзакции. Их форматы рекомендованы налоговыми органами и подходят для представления в аудиторские органы.
3. Другие документы, подписанные электронной подписью, для которых ФНС не указала формат.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• Контракты
• Счета-фактуры
• Транзакции
• Первичные документы

Как правило, компании сначала переводят на EDI все первичные документы и счета-фактуры. Последние связаны с налоговыми вычетами, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны оформлять эти документы в соответствии с требованиями законодательства. Если счета-фактуры не соответствуют формату, утвержденному решением ФНС № ММВ-7-15/820 от 19.12.2018, они не будут иметь юридической силы.

Как выбрать систему?

Прежде чем перейти на EDI, предприятия должны выбрать поставщика EDI, который отвечает их потребностям. Вопрос выбора возникает в следующих ситуациях:

1. Компания имеет дело со многими договорными партнерами, которым требуется большое количество документов. Чаще всего это относится к логистическим компаниям.
2. Сотрудникам приходится регулярно копировать счета-фактуры, потому что оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят большие суммы денег на обмен документами (покупка марок, расходы на доставку и получение, хранение и утилизацию документов).

Список операторов ЭДО доступен на сайте Федеральной налоговой службы. При выборе следует руководствоваться следующими критериями:

• Вместимость,
• надежность,
• функциональность,
• количество контрагентов,
• роуминг,
• опыт работы,
• качество обслуживания,
• стоимость продукта.

Отправитель создает документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью специального программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает его своей ЭП, а отправитель получает уведомление о том, что документ подписан.

Виды электронных документов

Если разделить электронные документы на широкие категории, то получится два типа:

Внутренние электронные документы — это документы, обмен которыми происходит только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и многое другое. Например, каждый год сотрудники пишут заявление на отпуск несколько раз. Почему бы не наладить электронный обмен внутренними документами, чтобы каждый сотрудник мог подать запрос прямо из своего офиса?

Небольшой факт. Наша компания также некоторое время назад перешла на электронную обработку внутренних документов. Сотрудники больше не привязаны к конкретному городу. Во времена принудительной удаленной работы этот инструмент дал нам возможность почти полностью перевести сотрудников на удаленную работу.

Внутренние документы слабо регулируются законом, поэтому в каждой компании могут быть свои правила. Этот тип EDI легче настроить, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП), а создать ПЭП легко и недорого.

Электронный обмен внутренними документами также делает рабочий процесс более прозрачным. Отправитель всегда может узнать, видел ли получатель запрос или нет. Независимо от того, сделал он что-то с этим документом или нет. В свою очередь, руководство может контролировать эффективность работы сотрудников: не тратят ли они слишком много времени на обработку документов, нужны ли им правки после просмотра документов и какого рода правки при этом происходят.

Внешний ЭДО включает электронные документы, предназначенные только для контрагентов. Для большинства этих документов существуют стандартизированные шаблоны. Поскольку эти документы стандартизированы для всех компаний, можно настроить систему таким образом, чтобы определенные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы — юридические заявления). Чтобы использовать внешний EDI, обе стороны должны использовать одну и ту же систему электронного документооборота.

Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса

1. Экономия. Это, конечно, первое и самое очевидное преимущество электронного документооборота. Традиционные документы требуют бумаги, принтеров, штампов, папок, папок, конвертов и отверстий. Кажется, что это мелочи, но если подсчитать, сколько компания тратит на эти мелочи, то получится значительная сумма. Электронные версии документов также требуют затрат, но они во много раз меньше, чем печатные носители.
2. Они занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие компании обязаны вести учет в течение 3, 5 и более лет. Для хранения такого большого количества документов компании арендуют помещения, которые могут занимать несколько этажей. Электронные документы хранятся на серверах, которые также занимают много места, но часто имеют меньшие размеры.
3. Надежное хранение и извлечение. Бумага — не самый прочный материал, она может выцветать, гореть, рваться. Кроме того, из-за постоянной транспортировки между офисами некоторые листы могут потеряться или перепутаться. Бумага очень зависима от человеческого фактора. В интернет-магазинах есть резервные копии, чтобы вы не потеряли данные. Найти бумажные носители тоже нелегко. Остается только надеяться, что Синаида Петровна из бухгалтерии четко подписала ту или иную папку и положила ее на соответствующую полку. В противном случае поиск документов займет много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая облегчает поиск документа.
4. Ускоренная обработка документов между сотрудниками: Когда сотруднику нужен бумажный документ, он должен обратиться туда, где он хранится. Если компания небольшая, это может показаться мало. Однако у крупных компаний в офисах есть папки или полки, на которых сотрудникам приходится искать документы. Для электронного документа вам не нужно никуда идти. Она находится на компьютерах всех сотрудников. Кроме того, виртуальные документы не нужно носить с собой для подписи. Просто отправьте его и ждите ответа.
5. Скорость взаимодействия с клиентами. Клиентам могут понадобиться не только квитанции, но и подтверждение работы, налоговые документы и многое другое. Вы будете рады, что у вас есть возможность получить все необходимые документы за короткое время, не вставая с дивана.
6. Безопасность: Представьте, что документ нужен сразу многим людям. В наш век технологий вы можете отсканировать документ и отправить его всем, кому он нужен, но в этом случае будет много копий документа. Чтобы гарантировать, что ни одна копия коммерческой или иной тайны не просочится в Интернет, необходимо приложить большие усилия для защиты всех передаваемых данных. EDI — это единая сеть, в которой один документ может быть просмотрен несколькими сотрудниками без лишней переадресации.
7. Можно отслеживать эффективность работы персонала. Электронные документы могут хранить историю изменений документа: когда он был получен, кем, сколько времени ушло на обработку. Если задание не выполнено в срок, слабое звено сразу становится заметным. Один сотрудник не может оклеветать другого, поскольку все действия записываются.

Есть некоторые недостатки, но их гораздо меньше, чем преимуществ.

1. Их трудно и дорого реализовать. Сама система экономит много денег, но требует много ресурсов для внедрения. Вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, приобрести электронные подписи для всех сотрудников, обучить персонал работе с программой и перевести все существующие документы в электронный формат. Все это стоит недешево и отнимает много времени.
2. Вам нужен администратор. Даже если вы используете систему, предоставленную оператором, вам придется подстраивать определенные настройки под нужды компании и поддерживать систему в рабочем состоянии.
3. Подрядчик также должен быть подключен к системе EDI. Нельзя отправлять официальные документы без разбора. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обмениваться документами, также должно быть зарегистрировано в системе EDI. Если у делового партнера нет системы EDI, вы должны поддерживать для него смешанный документооборот (бумажный и электронный).

Мифы электронного документооборота

Электронные документы не принимают в госорганах

Это самое распространенное заблуждение. Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» подтверждает, что документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу и эквивалентны бумажным оригиналам. Эти документы могут быть представлены в суд и органы власти.

Маленьким компаниям ЭДО не нужно

«У меня не такая большая компания и не так много деловых партнеров, чтобы я мог потратить время и деньги на переход на EDI», — может сказать владелец малого бизнеса. Если вы хотите остаться в небольшой организации, вам не нужно тратить деньги на EDI. Но если вы хотя бы отдаленно рассматриваете возможность расширения в будущем, вам следует перейти на EDI, когда ваш бизнес еще мал. У вас еще не так много документов, которые необходимо передать в электронном виде, и у вас еще не так много клиентов, которых нужно проинформировать об изменениях. Если ваш бизнес соответствует современным требованиям, новые клиенты оценят это, что, в свою очередь, поможет вашему бизнесу развиваться.

Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров

При использовании электронных подписей важно, чтобы они были выданы органом по сертификации, который входит в список аккредитованных органов. Не имеет значения, какой орган по сертификации выдал подпись вашей организации или вашим подрядчикам. Они все одинаковые.

Электронный документ легко украсть

Они опасаются не только краж со стороны хакеров, но и со стороны операторов систем ЭДО. Системы работают по защищенным протоколам, и клиенты могут получить доступ к системе только с помощью индивидуального логина и пароля или признанного сертификата электронной подписи. Пароли пользователей хранятся в зашифрованном виде, используется безопасное облачное хранилище. Ключи к сертификатам доступа есть только у пользователей. Все это доказывает, что система безопасна.

Кража со стороны оператора невозможна. Оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных и несет ответственность в суде в случае их разглашения. А учитывая важность уровня безопасности в таком случае, судьба безответственного оператора предрешена. Новые клиенты не смогут им доверять. По этой причине системы EDI постоянно контролируют инфраструктуру на предмет нарушений, чтобы закрыть даже самый маленький пробел.

Простота интеграции с другими системами. Некоторые компании предпочитают работать с собственной системой учета. Хорошо, если выбранная система EDI легко интегрируется с большинством бухгалтерских систем: «1С», «Парус» и другими.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный обмен документами (EDI) — это форма обмена документами, осуществляемая с помощью специальной программы. Принцип работы очень похож на принцип работы электронной почты, но в случае EDI информация передается по специальным каналам с высочайшими средствами защиты. Это гарантирует полную конфиденциальность и целостность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота?

Компания заключает договор с поставщиком EDI и подписывается на услугу.

Создание (загрузка подготовленного) документа в личный кабинет.

Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — это не предмет, который можно взять в руки. Это документ, удостоверяющий оригинальность данных и личность лица, подтвердившего их подлинность. Эта подпись может быть сделана в NCI или в специализированных центрах, имеющих необходимое разрешение.

Выберите соответствующего контрагента из списка. Документ отправляется ему.

Получатель получает письмо.

Документооборот завершается, когда получатель подписывает или отклоняет документ (например, если он хочет что-то добавить). Уведомление о принятии или отклонении направляется отправителю.

Документы, переданные с помощью этой системы, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Вы можете обмениваться любыми документами: Финансовые, юридические, бухгалтерские, страховые, налоговые документы и т.д. Например, вы можете отправлять счета-фактуры, накладные, справки с работы, акты сверки и т.д.

Документы, которыми можно обмениваться через электронные системы

Электронный документооборот может быть подключен двумя способами: самостоятельно или через связь с сертифицированным оператором.

Первый вариант подходит только в том случае, если у компании всего несколько подрядчиков. Но сама адаптация — дело сложное:

Вы должны самостоятельно изучить процесс передачи документов,

определить порядок обмена документами и взаимодействия с подрядчиками,

документировать все формы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности,

Создайте канал передачи данных персонально для каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через EDI-перевозчика. Это организация, которая предоставляет услуги по обмену документами «под ключ». Соединить их несложно.

Как это сделать:

Загрузите сертификат полученной ЭЦП в модуле администрирования,

Затем вы можете обмениваться документами со своими партнерами и властями.

Если по какой-то причине компания вдруг решит отказаться от электронного обмена документами и вернуться к бумажному, система может быть деактивирована. Для этого необходимо обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого система будет деактивирована, и пользователь сможет вернуться к «обычному» способу обмена документами: по почте или с курьером.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в своей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте конкурс в Workspace и передайте задачу экспертам.

EDI — это полезный продукт для любого бизнеса. Это может значительно сократить время взаимодействия деловых партнеров с документами. Это высвобождает время для других бизнес-процессов, которые могут увеличить итоговую прибыль.

Скорость. Получатель получает необходимые документы сразу после отправки, что значительно ускоряет рабочий процесс. Документы могут обрабатываться круглосуточно, что очень практично, если ваша компания работает с предприятиями, расположенными в разных часовых поясах.

Преимущества ЭДО

Автоматизация рабочих процессов облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и мелким розничным торговцам, освобождая их от большого количества бумажной работы. EDI также популярен сегодня благодаря ряду других неоспоримых преимуществ:

Многократное (до 75%) увеличение скорости обмена документами с деловыми партнерами и скорости обработки документов внутри компании.

В современных реалиях многие сотрудники работают удаленно, часто с деловыми партнерами, находящимися в других городах или даже странах. В результате обмен бумажными документами через почтовые службы или службы доставки иногда занимает несколько дней, в то время как обмен электронными документами может быть осуществлен за считанные секунды. В крупных организациях расходы на печать и рассылку документов составляют значительную часть расходов.

Сокращаются денежные расходы на печать, курьерские услуги, почтовые расходы и хранение бумажных документов. На отправку пакета документов компания тратит в среднем 40-50 рупий, в то время как отправка с помощью EDI обходится в 5-7 раз дешевле.

Согласно закону, документы должны храниться не менее пяти лет. Поэтому архив обычно занимает больше места. Электронные документы хранятся на серверах и доступны в любое время.

Повышение уровня платежей от деловых партнеров. Вы не будете страдать от недостатка денег.

Структурированное и систематическое хранение документов в электронном файле. Предусмотрен поиск по различным параметрам: контрагенты, наименование, тип, дата и т.д., что позволяет найти нужный документ в 5-10 раз быстрее.

Снижение человеческого фактора. Отсутствие ошибок при автоматическом создании документов.

Прозрачность. Поскольку движение документов можно отслеживать круглосуточно, их статус всегда виден. Все действия подрядчиков фиксируются. С помощью внутреннего EDI вы можете добавить этапы рабочего процесса, ограничить объем конфиденциальности и назначить ответственное лицо за каждый этап.

Администратор может выполнять любые процессы с использованием EDI, утверждать и подписывать документы в любое время и из любой точки мира.

ЭЦП более надежна, чем рукописный текст. Его невозможно подделать.

Сотрудники агентства имеют единый подход к оформлению и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.) и повышают управленческую дисциплину. Их эффективность повышается на 25-50%.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Если вы хотите использовать EDI для управления документооборотом при получении маркированных товаров, вам не нужно напрямую подключаться к этой системе и оплачивать счет оператору.

Все чаще операторы делают выбор в пользу электронных кассовых аппаратов или бухгалтерских услуг, которые уже интегрированы с EDI. Это дешевле, удобнее и, что самое главное, устраняет многие проблемы, с которыми столкнулись розничные торговцы, когда было введено требование о маркировке.

Это напрямую решает проблемы с законом об электронных кассовых аппаратах, принимая документацию на маркированные товары от поставщика и экономя деньги на внедрении EDI.

Например, если вы используете решение «МТС Касса», вы можете принимать UDP непосредственно на кассе. В этом случае все ОДП автоматически передаются в кассу, а товар зачисляется на счет сразу после электронной подписи документов.

Процесс получения ускоряется

Вы сможете сортировать и находить UDD по различным критериям (по поставщику, дате, типу продукта, статусу и т.д.).

Прием товаров в коллективных упаковках (коробки, посылки, паллеты, блоки): Достаточно считать штрих-код на самой упаковке: Система управления товарами регистрирует каждый товар с его уникальным кодом.

Автоматически создавайте возвраты и отправляйте их поставщику.

Защитите свою компанию от штрафов

Служба проверки MST проверяет значение MRC и возраст покупателя, что важно для продавцов сигарет.

Он проверяет подлинность предложения. На кассе МТС вы просто сканируете идентификационный код партии товара, и кассовый сервис сам проверяет наличие товара в UDP.

Он запрещает продажу марок, не включенных в баланс.

Хотите узнать больше о решении MTS для работы с этикетками? Отправьте свой запрос, и наш представитель вышлет вам презентацию.

Как перейти на ЭДО

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, вам необходимо сделать то же самое:

Измените учетную политику вашей организации — включите в нее тот факт, что вы работаете с ЭД, подписанными с UKEP.

Создайте диаграмму существующего документооборота. После перехода на EDI все должно остаться по-прежнему, но только в электронном виде.

Выберите техническое решение для внутреннего внедрения СЭД: веб-версия или интеграция.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа, позволяющая организовать электронный документооборот (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие с сотрудниками (отправка уведомлений, выдача заданий, передача документов и т.д.).

Выбор основывается на потребностях компании, стоимости системы, ее возможностях, доступности технической поддержки, опыте разработчиков, конкурентных преимуществах и степени соответствия существующим в компании бизнес-процессам.

Веб-версия не контактирует с информационными системами компании и подходит для небольших компаний, где работа с документами не ведется ежедневно.

Как правило, СЭД устанавливается на выделенном или существующем сервере компании и интегрируется с бухгалтерской системой компании. Автоматизация документооборота станет привычным интерфейсом к используемому вами программному обеспечению.

Для этого необходимо обратиться в один из сертификационных центров (CA) и подать пакет с необходимыми документами. За эту услугу взимается плата. UKEP требуется для всех сотрудников, подписывающих документы.

Комплект UKEP состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похожий на флешку), и специального программного обеспечения (также известного как криптопровайдер) для защиты документов. Наиболее популярным поставщиком шифрования является КриптоПро. Программное обеспечение устанавливается на конкретный компьютер или предоставляется как часть сертификата ЭЦП. Подробности о EDS и условиях ее получения были описаны в нашей статье.

ЭЦП может быть облачной и храниться на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не подключены к рабочему пространству, где установлена ЭЦП. Облачная СЭД доступна при наличии подключения к Интернету и может быть использована везде, где это необходимо.

Цифровую подпись можно приобрести у компании, у которой вы покупаете ЭЦП. Самое главное — заранее выяснить, помогает ли в этом торговая точка или разработчик программного обеспечения.

Например, помогает МТС Касса.

Электронные документы — это информация, которая находится в электронной форме и пригодна для восприятия и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или для обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Преимущества ЭДО

С помощью EDI компании могут более эффективно организовать свой документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстрый обмен документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если партнеры по договору находятся в разных городах или регионах. С помощью системы EDI документы могут быть отправлены и получены за считанные секунды.
• Снижение затрат. Вам больше не нужно тратить деньги на бумагу и печать, а доставка EDI дешевле, чем курьерские или почтовые услуги.
• Упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой. Согласно закону 63-ФЗ, подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут быть направлены в Федеральную налоговую службу.
• Сократите количество ошибок. В системе EDI пользователю помогает автоматическая проверка соответствия формату документа. Он предотвращает отправку файлов с ошибками. Вы также можете просмотреть XML-файлы на веб-сайте.
• Экономия времени персонала. С помощью EDI вы можете быстро утверждать документы внутри компании и всегда иметь представление о статусе каждого документа. А подписать и отправить их можно всего несколькими щелчками мыши.

Быстрое получение второй подписи с помощью Диадока

Требования к рабочему месту для ЭДО

В зависимости от компании, технические требования для работы могут отличаться. Для комфортной работы с Диадоком подойдет компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и CEP. Подробные требования можно найти по ссылке.

Различные компании и учреждения предлагают онлайн- и офлайн-обучение EDI. Они могут быть платными или бесплатными и длиться несколько часов или дней.

Contour.Dialog предлагает бесплатный онлайн-курс для ознакомления с EDI и системой. Он был разработан в сотрудничестве с Contour.Academy и состоит из четырех курсов:

• Что такое EDI и зачем он вам нужен?
• Как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот,
• В коротком видеоролике вы можете увидеть, как работает Diadok:
• Чтобы помочь новым пользователям быстро понять основы EDI, команда Contour.Diadok разрабатывает набор материалов, которые можно использовать свободно:

Для начинающих,

Статьи справочной службы Диадока — о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для предприятий — с пошаговыми инструкциями по работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в службу технической поддержки Diadoq.
• Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашей организации, наличия у вас CEP и необходимости интеграции с вашей бухгалтерской системой. Более подробно о том, как выбрать интеграционное решение, мы расскажем в этой статье.

Если вы хотите получать документы только от провайдеров, подайте заявку на подключение к Diadoq. Для вас будет создан личный кабинет, в который вы сможете войти, используя свой сертификат CEP, и найти своих подрядчиков. Если у вас еще нет КЭП, мы поможем вам создать его в ЦА Contour.

Как перейти на ЭДО

Чтобы и получать, и отправлять документы, необходимо приобрести пакет исходящих документов. Схема подключения будет иметь следующий формат:

Мы поможем вам выбрать счет-фактуру, отвечающую потребностям бизнеса.

Предприятия могут использовать платформу сразу несколькими способами, каждый из которых приспособлен для совместной работы с другими. Наиболее популярным методом среди пользователей является онлайн-документооборот.

Помимо стандартного обмена стандартными и неформальными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и выполняет важные функции автоматически:

Уведомляет FTT о том, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами),

Основные функции электронного документооборота

Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией за счет использования защищенных каналов передачи данных,

• Контролирует формы и правила (например, при обмене электронными счетами-фактурами) и обеспечивает соблюдение российского законодательства,
• Проверяет действительность электронных подписей при подписании документов,
• Обеспечивает доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом,
• Осуществляет обмен приглашениями.
• Прежде всего, необходимо выяснить, используют ли ваши партнеры электронный документооборот. Вы можете сделать это, обратившись за помощью к назначенному оператору или отправив запросы всем партнерам.
• Как только вы получите информацию, оцените объем документов с деловыми партнерами, которые уже используют EDI.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

1. Даже если список деловых партнеров, технически готовых к приему и отправке электронных документов, невелик, но объем документов с этими партнерами значителен, вы можете значительно упростить как процессы приема и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременного исправления в случае ошибок.
2. Уточните у оператора, возможна ли интеграция с бухгалтерской системой, чтобы минимизировать усилия по загрузке и выгрузке документов.
3. Рис.3 Статистические данные из отчета Jason & Partners Consulting.
4. Предложите партнерам обменяться или принять входящие приглашения,

Создание, подписание, отправка исходящих документов партнерам,

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

1. Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
   • Получение электронных документов от партнеров, подписание/отклонение/проверка электронных подписей,
   • Храните электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на EDI требует создания электронного архива).
   • Приобрести (у органа или аккредитованного удостоверяющего центра) электронную подпись для уполномоченного лица организации и зарегистрировать ее в системе органа. Если вы ранее приобрели электронную подпись для отчетности, то она может подойти для ЭДО (уточните у оператора). Любой сотрудник, уполномоченный подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
   • После регистрации в системе отправьте приглашения на обмен контрагентам.
2. Внедрите интеграционное решение оператора.
3. Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, сотрудники внутри компании часто сопротивляются инновациям и пытаются вести обмен документами по старинке. Однако, как показывает практика, сотрудники довольно быстро понимают преимущества EDI, ведь системы электронного документооборота легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, появление которых существенно изменило повседневную работу корпоративных административных отделов в сторону эффективности:
4. Системы онлайн-банкинга позволяют управлять платежами и бюджетами в режиме онлайн, так что сотрудники больше не будут тратить время каждое утро, отправляясь в банк, чтобы забрать выписку или перевести срочный платеж.

Системы электронной отчетности для регулирующих органов. Бухгалтеры больше не стоят в бесконечных очередях в налоговой инспекции или на почте в последний день подачи документов, а оформляют и подают финансовую отчетность в свое удовольствие до начала следующего календарного дня. То же самое касается общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.

• Электронные переговорные системы, в которых все процедуры, включая подписание договоров о закупках, проводятся в электронном виде через систему администратора ЭТП (электронная переговорная площадка).
• Компании могут использовать платформу SSIS одновременно разными способами, каждый из которых приспособлен для взаимодействия с другими. Наиболее популярным методом среди пользователей является электронный документооборот.
• Крупные компании, которые ежемесячно работают с сотнями и тысячами внешних документов, могут сократить расходы и сэкономить сотни тысяч рублей в год, внедрив EDI, снизив риск потери документов и риски, связанные с ошибками в документации и штрафами со стороны налоговых органов. Если компания работает со счетами-фактурами, подает декларации по НДС, имеет несколько филиалов и большое количество деловых партнеров из разных регионов, переход на EDI оправдан.

Уведомляет FTT о том, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами),

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Однако в некоторых случаях переход на безбумажный документооборот может быть очень затратным для небольших компаний. Чтобы узнать, насколько экономически эффективным может быть EDI для вашего бизнеса, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Организации и индивидуальные предприниматели могут сами установить прямой канал обмена электронными документами со своими деловыми партнерами, но это требует много времени и ресурсов. Поэтому в большинстве случаев организации и индивидуальные предприниматели обращаются к EDI-провайдеру — компании, имеющей необходимый пакет программного обеспечения для обмена электронными документами.

Оператор должен предлагать клиентам комплексные услуги. Компания сама информирует Федеральную налоговую службу о том, что организация-клиент подключилась к системе электронного документооборота. Оператор EDI использует защищенные каналы связи со специальным шифрованием для обеспечения конфиденциальности документов. Оператор также обеспечивает соблюдение требований законодательства и проверяет подлинность электронных подписей.

Операторы ЭДО

Список утвержденных операторов ЭДО можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Какие шаги я должен предпринять для активации EDI?

Необходимо проинформировать своих деловых партнеров о том, что вы собираетесь внедрить электронный документооборот в своей компании.

Переход на электронный документооборот

Необходимо получить электронную подпись в специальном удостоверяющем органе, аккредитованном Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Каждый сотрудник, подписывающий документы от имени компании, должен иметь собственную электронную подпись.

1. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, вам необходимо выбрать оператора, подписать с ним соглашение, а затем зарегистрироваться в сервисе.
2. Теперь вы можете загрузить готовые электронные документы в свой личный кабинет, подписать их электронной подписью и отправить адресату, выбранному вами из списка доступных сторон.
3. Как видите, процесс внедрения EDI не очень сложен, но он позволяет упорядочить поток документов в вашей компании и сэкономить много ресурсов, которые вы можете использовать для развития вашего бизнеса.